仕事の引き継ぎが下手な人の特徴と具体的な対処法

仕事の引き継ぎが下手な人の特徴は、情報が不足していること、説明が雑であること、都合の良い情報だけを提供していることが挙げられます。具体的な対処法は、明確な情報を求めること、具体的に説明してもらうこと、チーム全体でのミーティングを増やしてコミュニケーションを図ることです。

仕事の引き継ぎが下手な人は、企業にとって大きなリスク要因となります。

引き継ぎが未完成で、新たな担当者が戸惑う事態を起こす可能性がありますし、重要な情報が未伝達で会社全体が混乱し、結果的に業績に影響を及ぼすかもしれません。

また、これらの問題を解消するための対処法は何か。

この記事では、リモートワークが進んでいる現代特有の問題も考慮に入れつつ、具体的なアクションを提案します。

これをきっかけに、あなたの職場もスムーズな引き継ぎができるように改善の一助として頂きたいと思います。

仕事の引き継ぎが下手な人の特徴

一方で、引き継ぎがうまくいかない、引き継ぎがぐちゃぐちゃ、といったトラブルが発生することも少なくありません。

その原因には、前任者や後任者の行動が大きく影響しています。

特に、引き継ぎが下手な人がいると、仕事の引き継ぎがストレスだと感じる人も出てきてしまいます。

そのような状況を避けるために、仕事の引き継ぎが下手な人の特徴を具体的に見ていきましょう。

特徴1:情報が不足している

その業務に必要な全ての情報を共有することは前任者の重要な役割であり、それが不足していると後任者はその業務を適切に理解し、効率的に進行させることが難しくなります。

情報が不足している場合、後任者は自分で情報を集める必要があり、業務が遅れてしまったり、重要な点を見落としてしまったりする可能性があります。

情報の不足は、引き継ぎがうまくいかない、引き継ぎがぐちゃぐちゃ、などのトラブルを引き起こします。

場合によっては、悪いのは前任者か後任者かと問題の所在を問われることもあります。

このような混乱を避けるためには、情報が十分であることを確認するためのチェックリストを作成したり、引き継ぎに充分な時間を設けたりするなどの対策が必要です。

特徴2:説明が雑

情報が十分であっても、それが適切に理解できなければ引き継ぎの価値は半減してしまいます。

新たに業務を担当する者はその業務全体の流れや細部の理解に苦労し、それが仕事の引き継ぎに対するストレスに繋がります。

引き継ぎが曖昧であるために後任者は必要な情報が得られず、かえって業務効率が低下する可能性もあります。

説明が雑であると、その業務についての理解が曖昧なままになり、結果として誤った判断を下すことや、業務の進行が遅れることになります。

説明が雑にならないためには、データや情報だけでなくその背後にある理由や意図、歴史的な背景なども共有することが有効です。

特徴3:都合の良い情報だけ提供

この場合、引き継ぎを行う前任者は自分の失敗や未解決の課題を隠蔽する可能性があり、後任者はその後の業務遂行で困難に直面することがあります。

後任者は隠された情報が影響する事態に突然直面し、悪いのは前任者か、後任者かと疑問を持つことになります。

解決策としては、引き継ぎの際に全ての情報を対等に共有することが必要です。

また、前任者自身が過去の失敗を認め、反省点や改善策を引き継ぐ人に明らかにすることも重要です。

これにより、後任者は業務をスムーズに引き継ぎ、前任者が遭遇した問題を回避できます。

特徴4:時間にルーズ

引き継ぎは、新たな業務をスムーズに始めるための重要なプロセスであるため、適切な時間管理が欠かせません。

時間にルーズな人は、引き継ぎのための時間を適切に確保できず、必要な情報が十分に伝えられない場合があります。

その結果、後任者は必要な情報を得られず、仕事の引き継ぎにストレスを感じることになります。

引き継ぎ期間の設定や、引き継ぎをするための時間を明示的に設定することで、この問題は改善できます。

特徴5:個人的なスキルに依存

引き継ぎは組織の中の人間が変わることであるため、その組織における業務は個々のスキルよりも共有知として伝えられるべきです。

個人的なスキルに強く依存してしまうと、そのスキルを持たない後任者が同じ業務を遂行することが難しくなります。

そのため、個人的なスキルへの依存を避け、業務を制度化・手順化することで、誰がその業務を引き継いだとしても同等のパフォーマンスを発揮できるようにすることが必要です。

引き継ぎはチーム全体のパフォーマンスに影響を及ぼす重要なプロセスであるため、このような特徴を自覚し、改善することでより良い引き継ぎが進められるようになります。

仕事の引き継ぎが下手な人への対処法

ビジネスの現場では、新たに後任となったメンバーへの業務の引き継ぎが頻繁に行われます。

こういった状況下で、自らがスムーズに引き継ぎを受けるためにはどのように対処すべきでしょうか。

対処法1:明確な情報要求

引き継ぎで必要な情報には業務に関るプロセスや手順、過去の例を通じて得られる実績や見識などがあります。

これらを具体的な形で明示することで、引き継ぎが終わった後に必要な情報が足りないといった事態を未然に防ぐことが可能です。

対処法2:具体的な説明依頼

あいまいな説明ではなく、具体的な事例や実際の業務フローを用いた説明を求めることで、理解度を一段階上げることができます。

ただし、引き継ぎの相手が教え方が下手だと挫折しないために、自分が理解できた内容をすぐにフィードバックし、確認することも大切です。

対処法3:情報の提供を求める

これは主に文書化された情報や具体的なデータなどを指します。

直接的な引き継ぎとは異なり、こちらは自己研修の一環とも言えます。

ただの数値ではなく、その数値が何を示しているのか、どのような背景や問題があるのかを理解することが大切です。

対処法4:時間を厳守する

時間を厳守するということは、相手が自分の時間を尊重しているということを示すと同時に、自分自身が尊重しているという姿勢を示します。

このことから互いの信頼関係を築き、引き継ぎの質を向上できます。

対処法5:スキルの共有を促す

特定の技術やノウハウがある場合、それを得ることで後任としての立場をしっかりと維持することができます。

ここでは、現場の実情をよく知る既存のメンバーからフィードバックを得るなど、自主的に助けを求める姿勢も重要です。

下手な人から効果的に仕事の引き継ぎをするポイント

上手く引き継ぎができない人からの引き継ぎには難しさが伴いますが、それでも思い切ってその人から引き継ぐことが求められる場合があります。

そこで、後任としてどうすれば引き継ぎをスムーズに行えるか、ポイントをいくつか紹介します。

定期的なフィードバックの収集

引き継ぎ相手から間違った情報を受け取らないよう、頻繁に自分の理解度をチェックしましょう。

そうすれば、引き継ぎの進行度を客観的に評価し、問題が発生した場合に迅速に対処することが可能となります。

継続的な改善への取り組み

そのため、自身のスキルや知識を改善し続ける姿勢が求められます。

引き継ぎのプロセスを通じて新たなノウハウを学び、スキルを磨くことで、自分自身の成長とともに業務の品質向上も図れます。

チームのコミュニケーションの充実

特に、引き継ぎが下手な人とのコミュニケーションは難易度が高いものですが、その中でチーム全体との関係性を作ることができれば、業務全体の品質向上が見込めます。

これのポイントを意識するだけで、引き継ぎの質は大きく向上します。

会社の仕組みを疑う

上記を試してもなお、会議が改善しない場合は会社の仕組みに問題がある可能性が高いです。

会社の仕組みを変えることは困難であり、大切な人生の時間を無駄にしてしまいます。

ただし勢いで転職すると後悔しやすく、焦らず慎重に転職活動を進めることも大切です。

まとめ：仕事の引き継ぎが下手な人とは双方の協力が必要

引き継ぎが下手な特徴とそれぞれに対する具体的対策を紹介してきました。

いずれの対策も、引き継ぎを受ける立場から考え、積極的に行動し、引き継ぎを行う側をフォローすることを念頭に置いています。

そしてそれは組織全体の課題でもあります。

引き継ぎできない人の存在や引き継ぎによるストレスを解決するためには、双方が協力し合い、互いを高めあう姿勢が肝心です。

協力することでスムーズな引き継ぎはもちろんのこと、組織全体としてのパフォーマンスも向上するでしょう。

また、転職すべきかどうか悩んでいる人は、焦らず慎重に転職活動を進めることも大切です。

こちらの記事では、私が転職に失敗した経験をもとに、後悔しない転職（退職）を実現するために重要なことをまとめています。

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